Weiterentwicklung

Wachstum durch

INNOVATIONEN UND ENTWICKLUNG

Aktivitätenmanagement & Prozessoptimierung

Als Folge der IT-Umstellung sowie weiterer Softwareimplementierungen lag im Berichtsjahr der Fokus auf der Prozessoptimierung nebst -dokumentation. Viele Prozesse wurden auf Grundlage des Aktivitätenmanagements in Wodis optimiert und neu gefasst - im Berichtsjahr 2020 erfolgte so bereits die Bearbeitung von rund 5.000 Sachverhalten (Schriftverkehr oder Anträge). Eine Neudefinition und Optimierung fand bei zahlreichen Prozessen statt, als Beispiele seien genannt die Wohnungsvorabnahme, Wohnungsendabnahme und Wohnungsübergabe, die Anmahnung offener Aufträge, die Freischaltung und Abrechnung des Kabelanschlusses, der Empfang und Telefondienst im TGM, die Vergabe und Abrechnung von digitalen Aufträgen und das Eskalationsmanagement.

CRM-Portal und CRM-App

Die Genossenschaft verfolgte auch in 2020 im Zuge der Prozessoptimierung das Ziel, das gesamte Unternehmen digitaler aufzustellen. Die Entwicklung und Optimierung des „Sparbau Serviceportals“ war folgerichtig ein Arbeitsschwerpunkt im Berichtsjahr. Im Laufe des Jahres konnte die Genossenschaft einen Zuwachs von 2.541 auf insgesamt 3.482 Portalnutzer verzeichnen. Das Portal soll eine serviceorientierte Kommunikation sichern und bietet den Nutzern „rund um die Uhr“ unter anderem die Möglichkeiten der Kontaktaufnahme, Schadenmeldung, Kontoeinsicht, Antragsstellung sowie Vertrags- und Dokumenteneinsicht. Zur sinnvollen Ergänzung dieses Services startete die Entwicklung einer Serviceportal-App, die den Genossenschaftsmitgliedern ab Frühjahr 2021 zur Verfügung stehen wird und somit einen zusätzlichen Kommunikationskanal zwischen Genossenschaft und Mitgliedern abbildet. Mehr als 1.631 Meldungen wurden im Berichtsjahr über das CRM-Portal gemeldet und bearbeitet.

Mobile Wohnungsabnahme/ -übergabe

Mit dem Ziel der Prozessoptimierung wurde im Berichtsjahr auch einer der Kernprozesse der Genossenschaft, der Wohnungswechsel, digital und IT gestützt implementiert, so dass Abnahme- und Übergabeprozesse nunmehr mobil durchzuführen sind. Nach umfangreichen Tests und der Abstimmung auf die Abläufe in der Genossenschaft erfolgte mit Beginn des Jahres 2020 die Einführung. Im Laufe des Berichtsjahres hat sich dieser digitale Arbeitsprozess bereits fest etabliert und verschiedene Teilprozesse automatisiert; weitere smarte Workflows ergänzten das Modul.

Mobiler TSM-Auftrag

Im Laufe des Jahres 2020 hat die Genossenschaft weiterhin damit begonnen, die interne Auftragsvergabe an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereichs Service & Regie zu digitalisieren. Zukünftig erhalten diese ihre Aufträge mobil auf ein Tablet, können dort entsprechende Arbeitswerte und Informationen hinterlegen und den Auftrag eigenständig abschließen. Die Prozessanpassung sorgt dafür, dass das Papieraufkommen von mehr als 10.000 Blatt entfällt.

Bauplanungs- und Kommunikationstool

Nach der Einführung der Bauplanungs- und Kommunikationssoftware im Jahr 2019 erfolgte im Jahr 2020 im Anschluss an eine Testphase die vollumfängliche Implementierung im Bereich des Wohnungswechsels. Das Kommunikationstool bildet sämtliche maßnahmenbezogene Kommunikation zwischen der Bauleitung, den Technischen Service Mitarbeitern und den ausführenden Fachfirmen ab. Durch die flächendeckende Einführung konnte das Ziel einer verbesserten Kommunikation und Transparenz im Wohnungswechselprozess erreicht werden.

SPARBAU Stiftung

Im November 2020 erfolgte die Gründung der Sparbau gGmbH als hundertprozentige Tochter der Spar- und Bauverein eG Dortmund. Ziel dieser Organisation ist die Ausweitung von sozialen Aktivitäten und der Bündelung des gesellschaftlichen Engagements der Genossenschaft. Die Stiftungsgesellschaft fokussiert sich ausschließlich und unmittelbar auf gemeinnützige sowie mildtätige Zwecke. Dazu gehören entlang der Förderzwecke die Förderung der Jugend- und Altenhilfe sowie hilfsbedürftiger Menschen, als auch wichtige Beiträge zur Völkerverständigung sowie zu Kunst- und Kulturprojekten zu leisten. Gemeinsam mit den Kooperationspartnern soll die Sparbau Stiftung die Wohn- und Lebensqualität in Nachbarschaft und Quartieren verbessern und die kulturelle Identität der Stadt fördern.

Datenschutz

Im Berichtsjahr hat die Genossenschaft das interne Datenschutzmanagementsystem weiter forciert. Im Zuge dessen wurden sämtliche Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten vollumfänglich aktualisiert und vervollständigt. Auch die Auftragsdatenverarbeitungsverträge brachte man auf den aktuellen Stand und schloss weitere AV-Verträge mit Auftragsdatenverarbeitern im Sinne der geltenden DSGVO.

Nach dem professionellen Lektorat und der Vereinheitlichung des gesamten Schrift- und Formularwesens im vergangenen Jahr, erfolgte 2020 eine erneute datenschutzrechtliche Prüfung und Anpassung. Zusätzlich wurden innerhalb der Genossenschaft verschiedene Prozesse für Einhaltung des Datenschutzes entwickelt und in Geschäftsanweisungen und Arbeitsablaufbeschreibungen verschriftlicht.

IT

In Folge der Corona-Pandemie wurde das mobile Arbeiten im Unternehmen ausgeweitet und im Berichtsjahr 2020 insgesamt 32 Laptops für die Belegschaft beschafft. Ein Großteil der Belegschaft erhielt zudem Videokonferenzlizenzen zur Abhaltung digitaler Meetings. Das Druckerkonzept erfuhr im Sinne der Ökologie und des Arbeitsschutzes eine Überarbeitung in Form eines Austausches bestehender Drucker gegen effizientere Geräte mit dem Ergebnis einer Hardwareeinsparung von 60% pro Jahr. Um die Datensicherung auf ein sicheres Fundament zu stellen, erfolgte der Wechsel des Backup-Konzepts auf ein zukunftsfähiges NAS-System. Zudem stellte man im Berichtsjahr eine unternehmenseigene Datencloud in der eigenen Softwareumgebung bereit, um Daten in einer sicheren Umgebung empfangen und übermitteln zu können. Eine neue mobile Zeiterfassungs-App lässt zudem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Arbeitszeiten aus dem Homeoffice und von der Baustelle einfacher erfassen.   

Fuhrparkmanagement

Die Poolfahrzeugflotte wurde weiter aufgestockt, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Genossenschaft die Nutzung des ÖPNV zu ermöglichen und die Nutzung dieses Verkehrsmediums weiter auszubauen. Die Prozesse der Fahrzeugbuchung und der Führerscheinkontrolle laufen zudem nun zum Großteil digital ab. Der Buchungsprozess bei Vielnutzern funktioniert somit vollständig eigenständig und ist Dank des digitalen Schlüsselschrankes ganzheitlich autonom durchführbar. Die Abwicklung der Führerscheinkontrolle erfolgt über das selbige Portal und Erinnerung wie Archivierung laufen ebenfalls vollkommen digital ab.

Telefonie- und Notfallkonzept

Ziel der Überarbeitung des Telefonkonzepts war die Ausweitung der Erreichbarkeit innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten sowie an Wochenend- und Feiertagen. In Zusammenarbeit mit einem auf die Bedürfnisse der Wohnungswirtschaft spezialisierten Telefondienstleister ist nunmehr die Erreichbarkeit rund um die Uhr an sieben Tagen der Woche gewährleistet. Dringende Notfälle sowie Störungsmeldungen können somit auch nach Geschäftsschluss angenommen und zur Behebung an unsere Notdienstfirmen weitergeleitet werden.

RISIKO- UND CHANCENBERICHT

Auf Basis der von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) definierten „Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk)“ sowie den ergänzenden BAIT („Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT“), wurde das Risikomanagementsystem der Genossenschaft im Berichtsjahr fortlaufend erweitert und an die nachhaltige Unternehmensentwicklung angepasst.

Risikomanagement

Das Risikomanagement der Spar- und Bauverein eG ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensstrategie sowie der operativen Unternehmensführung.

Kennzeichnend für die bei der Genossenschaft gelebte Risikokultur, ist ein Risikobewusstsein auf allen Unternehmensebenen sowie ein transparenter und offener Dialog zu risikorelevanten Fragen innerhalb der Genossenschaft und ihrer Organe.

Im Rahmen der mindestens quartalsweise durchgeführten Risikoinventur wurden mögliche Risikopotenziale in den Unternehmensbereichen identifiziert; neben den bereits bekannten Risikopotenzialen, wurden insbesondere die im Zusammenhang mit der Cornavirus-Pandemie möglichen Risikoszenarien analysiert und angemessene Maßnahmen zur Risikosteuerung definiert.

Zusammenfassend ergab die Risikobewertung zum 31.12.2020, dass im Berichtsjahr keine bestandsgefährdenden Risiken für die Genossenschaft zu verzeichnen waren und dies nach aktuellem Sachstand auch zukünftig nicht zu erwarten ist.

Interne Revision

Primäre Zielsetzung der Internen Revision im Berichtsjahr war es, mit einem systematischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des Risikomanagements, der Kontrollen sowie der Führungs- und Überwachungsprozesse zu bewerten und mögliche Optimierungspotenziale aufzuzeigen, die zur Schaffung von Mehrwerten und damit auch zur Sicherung des genossenschaftseigenen Vermögens beitragen.

Auf Basis einer unternehmensweiten risikoorientierten Prüfungsplanung, wurden thematische Schwerpunkte gesetzt, die durch Funktions- und Systemprüfungen in ausgewählten Unternehmensbereichen konkretisiert wurden.

Zusammenfassend ergab die Prüfungstätigkeit der Internen Revision im Berichtsjahr, dass den gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen entsprochen wurde; die Funktionsfähigkeit der Geschäfts- und Überwachungsprozesse wurde ebenso wie die Angemessenheit der Arbeitsmethoden bestätigt.

Compliance-Managementsystem

Das Compliance-Managementsystem der Genossenschaft wurde kontinuierlich gemäß den aufsichtsrechtlichen Anforderungen weiterentwickelt.

Unter Compliance-Management versteht die Genossenschaft die Gesamtheit aller Maßnahmen, Strukturen und Prozesse die erforderlich sind, um das rechts- und regelkonforme Verhalten der Spar- und Bauverein eG, ihrer Organe und ihrer Mitarbeiter*Innen dauerhaft zu gewährleisten.

Die Geschäftsprozesse wurden im Berichtsjahr fortlaufend hinsichtlich ihrer Übereinstimmung mit den gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen und satzungsmäßigen Vorgaben sowie den vertraglichen und internen Regelungen untersucht; bei Bedarf wurde das genossenschaftseigene Organisationshandbuch aktualisiert bzw. ergänzt.

Im Rahmen von Compliance-Prüfungen konnte bestätigt werden, dass das bestehende Regelwerk ein rechts- und regelkonformes Verhaltens der Spar- und Bauverein eG, ihrer Organe und Mitarbeiter gewährleistet ist, so dass materielle und immaterielle Vermögensschäden für die Genossenschaft vermieden werden.

Corporate Governance

Die wertorientierte und nachhaltig an der Mitgliederförderung ausgerichtete, verantwortungs­volle Unternehmensführung und -kontrolle (Corporate Governance) ist für die Spar- und Bauverein eG ebenfalls nach wie vor von besonderer Bedeutung und unverzichtbar für die genossenschaftliche Aufgabenerfüllung. Die Zusammenarbeit zwischen Organen und Mitarbeiter der Genossenschaft ist daher von einem engen und vertrauensvollen Miteinander geprägt.

Risiken der künftigen Entwicklung

Die laut Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) gesondert auszuführenden bestandsgefährdenden Risiken liegen nicht vor. Noch nicht hinreichend greifbar sind mögliche wirtschaftliche Risiken, die sich aus der weiterhin besorgniserregenden und anhaltenden Coronavirus-Pandemie ergeben könnten. Losgelöst von gesundheitlichen Gefahren für Belegschaft, Gremienmitglieder, Geschäftspartner und Genossenschafts­mitgliedern, stellt sich auch ein Jahr nach Ausbruch der Pandemie die Frage der wirtschaftlichen Folgen aus möglichen Ertragseinbußen (fehlende Miet- und Betriebskostenzahlungen), möglichen Geschäfts­prozessverzögerungen (Bautätigkeit von Neubau und Bestand, längere Leerstandsphasen) sowie Veränderungen der wirtschaftlichen Rahmendaten (Rezessionsangst u.a.). Entscheidend für die Dimension der Auswirkungen ist, wie lang die Lockdown-Maßnahmen die wirtschaftlichen Aktivitäten anhalten und wie unmittelbar und mittelbar sich die damit verbundenen Folgen auf die Geschäftstätigkeit der Wohnungswirtschaft auswirken werden.

Unabhängig von der Pandemie, könnten sich weitere mögliche Risiken zulasten der in der Branche tätigen Wohnungs- und Immobilienunternehmen auswirken und somit negative Veränderungen der Rahmenbedingungen ergeben. Hier zu nennen sind die Baulandverknappung und Preissteigerungen für Bauland und Bautätigkeit als Folge des anhaltenden Nachfrageüberhangs, Kappungen in den Erlösstrukturen (Mietbegrenzungen in der Gesetzgebung), fehlende politische und gesellschaftliche Unterstützung für die Investitionstätigkeit in Wohngebäude oder etwa gesetzliche Veränderungen (z.B. die Novellierung des Telekommunikationsgesetztes sowie der Grundsteuer in Bezug auf die Umlagefähigkeit) wären hier exemplarisch zu nennen.

Die Erreichung gesellschaftlicher Ziele (Stichwort Klimaschutzziele mit höheren Einsparforderungen an die Gebäudetechnik) seien hier ebenfalls aufgeführt. Wesentliche zinsänderungs- und konjunkturabhängige Wertentwicklungsrisiken im Immobilienbereich sind derzeit nicht erkennbar. Die auf Vorjahresniveau weiterhin stabilen Investitionsvolumina der Genossenschaft verhindern Instandhaltungsstau und hohe Folgekosten.

Chancen der künftigen Entwicklung

Das Coronavirus hat Ende 2020 wieder an Fahrt aufgenommen. Die Chancen der Strategieumsetzung der Genossenschaft hängen daher weiter entscheidend davon ab, in welchem Ausmaß sich die Rahmenbedingungen in der Wirtschaft und der Branche verändern.

Die Unternehmen sind im Umgang mit Homeoffice und mobilen Arbeiten routinierter geworden, haben Kernprozesse der Arbeit flexibilisiert und Videokonferenzlösungen sowie Telefonkonferenzen in den Berufsalltag integriert. Hieraus werden sich zukünftig positive Effekte auf die Arbeit und die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation ergeben.

Gesellschaftliche Tugenden wie Respekt, Wertschätzung und Bescheidenheit rücken dadurch stärker in den Fokus. Das Miteinander in den Wohngebieten und Quartieren führt zu reibungsloseren Verhältnissen zwischen Mitgliedern und Mitarbeitern. Unabhängig von Corona sind der Trend zur Re-Urbanisierung, eine positive Standortentwicklung und zeitgemäße Wohngebäude maßgebliche Bedingungen für die Vollvermietung und damit der Gesamtperformance der Genossenschaft.

Die stetig weiter zu entwickelnde Professionalisierung der Wohnungsbewirtschaf­tung wird durch die vorteil­haften Bedingungen an den Kapitalmärkten begünstigt. Dies stärkt die nachhaltige Wirtschaftskraft und Rentabilität des Ge­schäftsbetriebs der Genossenschaft.

Zudem versprechen die umgesetzten Digitalisierungsmaßnahmen in Bezug auf Datenhaltung, Schnittstellenoffenheit und dem Einsatz neuer digitaler Kommunikationsinstrumente weitere Optimierungen der Kerngeschäftsprozesse bis hin zur Möglichkeit, neue Geschäftsfelder in das Tätigkeitsspektrum der Genos­senschaft zu integrieren. Die Neubautätigkeit im Mittelfristzeitraum, Modernisierungsmaßnahmen im Gebäudebestand und das ganzheitliche Quartiersmanagement werden positive Effekte auf die Mitgliederentwicklung haben.

Aus der Anreicherung der Wohnangebotspalette ergibt sich die Chance, die Zusam­mensetzung der Mitgliederstruktur positiv zu beeinflussen. Der mit der Investitionstätigkeit sowie der Professionalisierung des Geschäftsbetriebs verbundene Kompetenzgewinn wird auf die Performance in anderen Geschäftsfeldern gewinnbringend ausstrahlen.

Der jährliche Anstieg des durchschnittlichen Mietniveaus in der Stadt Dortmund sowie die Neufassung des qualifizierten Mietspiegels (2021-2022), sichern auch der Genossenschaft eine nachhaltige Ertragslage, selbst wenn mögliche Mieterhöhungsspielräume bei der Spar- und Bauverein eG auch zukünftig nicht in vollem Maße ausgeschöpft werden.

Prognosebericht

In der mittelfristigen Ergebnisplanung ist für die Jahre 2021 bis 2025 ein Jahresergebnis von jeweils 4,5 Mio. EUR vorgesehen. Im Rahmen der Ergebnisprognose werden leicht steigende durchschnittliche Nettokaltmieten, eine weitere Verbesserung von Kostenstruktur und Effizienz der Geschäftsprozesse sowie eine permanente Optimierung der Bewirtschaftungsperformance angenommen.

Die positive Geschäftsperspektive ist Basis für eine auch zukünftige Investitionsstrategie, die sowohl die Komponenten der Instandhaltung und -setzung, der Modernisierungs- sowie der Neubautätigkeit umfasst. Über die Wohnwerterhaltung und -verbesserung im vorhandenen Wohnungsbestand hinaus, wird eine moderate Expansionsstrategie verfolgt. Die Investitionsvolumina sind mit Blick auf die Bilanzverhältnisse von Eigenkapital und Fremdkapital im Mittelfristzeitraum in Summe leicht rückläufig, bleiben aber auch bis 2025 auf einem vergleichsweise hohen Durchschnittsniveau.

Inwieweit die Mehrjahresplanung realistisch bleibt, hängt entscheidend davon ab, wie einschneidend die Folgen der Pandemie sein werden. Wie im Lagebericht an anderer Stelle dargestellt, kann angesichts der bislang geringen wirtschaftlichen Auswirkungen im Unternehmenszahlenwerk positiv in die Zukunft geblickt werden.

Unverändert werden soziales Engagement, Nachbarschafts- und Quartiersarbeit auf Basis eines lokalen Verantwortungsbewusstseins maßgebliche Bausteine des genossenschaftlichen Handelns bleiben.

Kooperatives Engagement mit Stadtverwaltung, Kollegen im Branchenumfeld, Sozialdienstleistern, mit dem Handwerk oder auch soliden Banken und Versicherungen wird auch zukünftig einen bedeutenden Stellenwert im Aktivitätsspektrum einnehmen.